Dùng Unibox cho các cuộc hội thoại email đến và đã lên lịch, sau đó dùng CRM để ghi owner, note, task và opportunity. Như vậy reply và action tiếp theo đi cùng nhau mà không coi mọi reply là opportunity đủ điều kiện.
Rà soát cuộc hội thoại
- Mở Unibox từ thanh điều hướng.
- Lọc theo campaign, sender account, unread, reply label hoặc scheduled khi có.
- Mở thread và xác nhận recipient, campaign, message mới nhất và lead status.
- Dùng status menu để phân loại reply theo label workspace.
- Chỉ reply, lên lịch reply, attach file hoặc dùng AI suggestion sau khi kiểm tra message và context recipient.
Status menu gắn nhãn hội thoại. Thêm CRM note khi team cần biết bước tiếp theo.
Cập nhật CRM
- Mở CRM và chọn tab như Leads, Pipeline, Opportunities, Tasks, Calls, SMS, Emails hoặc Website Visitors.
- Tìm hoặc lọc contact/company.
- Xác nhận record không duplicate trước khi sửa.
- Gán owner, thêm note, tạo task có due date hoặc cập nhật opportunity stage/value khi được phép.
- Lưu và xác nhận activity xuất hiện trên record.
Trạng thái và quyền
Reply label, opportunity action, owner, export và archive control tùy role và plan. Reply tích cực là lý do để rà soát hội thoại; chỉ tạo opportunity khi đạt qualification rule. Khôi phục record đã archive hoặc cố ý tạo record mới thay vì vô tình tạo duplicate.
Xử lý sự cố
- Thiếu reply: kiểm tra Unibox filter, sender synchronization, account connection và reply thread.
- Không đổi được status: kiểm tra workspace role và record có bị archive hoặc workflow khác khóa không.
- Contact duplicate: tìm theo email/domain trước khi tạo record và merge/remove theo policy.
- Không thấy task: xác nhận owner, due date, CRM tab và view filter.
Tiếp theo
Giữ next task hiển thị, rà soát từ CRM → Tasks, dùng Analytics hoặc campaign history để nối kết quả với campaign nguồn.
Field record và reply
| Khu vực | Bắt buộc | Cần kiểm tra |
|---|---|---|
| CRM tab | Quyền workspace | Dùng Everything, Emails, Calls, SMS hoặc Tasks để thu hẹp activity. |
| Owner | Tùy chọn đến khi handoff | Gán người chịu trách nhiệm action tiếp theo. |
| Stage/status | Tùy chọn nhưng nên có | Giữ giá trị hiển thị khớp với hội thoại thật. |
| Unibox status | Bắt buộc để triage | Phân loại reply bằng status menu rồi lưu. |
Quy trình xử lý reply
- Mở Unibox và lọc status hoặc sender phù hợp.
- Đọc toàn bộ thread và mở lead hoặc company record liên kết.
- Chọn status action trong menu, thêm note và gán owner khi teammate khác cần xử lý.
- Tạo CRM task hoặc opportunity cho reply đủ điều kiện, ghi campaign/source trong note.
- Mở lại thread để xác nhận status, owner và next task hiển thị.
Nếu thiếu reply, kiểm tra sender, trạng thái sync và Unibox filter trước khi đổi CRM. Sender bị ngắt không thể gửi hoặc sync reply mới; kết nối lại trong Settings → Integrations, rồi xác nhận bằng test reply.
Quy trình từ conversation vào pipeline
- Mở Unibox và lọc reply status, sender hoặc campaign hiển thị.
- Đọc thread đầy đủ và mở contact cùng company record liên kết.
- Đặt reply status từ menu, lưu và xác nhận status chip đổi.
- Gán owner và thêm note ghi request, source campaign, due date.
- Tạo CRM task hoặc opportunity khi reply đủ điều kiện follow-up.
- Mở CRM và xác minh activity, owner, stage, next task hiển thị.
| Trạng thái | Ý nghĩa | Thao tác |
|---|---|---|
| Unread/new | Reply cần triage. | Đọc thread và phân loại. |
| Reviewed/status set | Disposition của reply đã ghi. | Gán owner và action tiếp theo. |
| Archived/closed | Không chờ follow-up đang hoạt động. | Chỉ mở lại khi reply hoặc task mới cần. |
Nếu thiếu thread, kiểm tra sender connection và Unibox filter. Nếu status menu bị tắt, kiểm tra role access và record có archive không.