Trước khi thêm SMS vào hoạt động tiếp cận doanh nghiệp, hãy cân nhắc kênh này có phù hợp với đối tượng và mục đích không, đồng thời nhờ cố vấn pháp lý có chuyên môn xác định quy định áp dụng cho nội dung và người nhận. Email và SMS là hai kênh khác nhau. Hướng dẫn này giúp tổ chức việc rà soát, không phải tư vấn pháp lý hay giải thích yêu cầu của TCPA.
Rà soát đối tượng và căn cứ liên hệ
Ghi lại nguồn của từng thông tin liên hệ và mục đích sử dụng được phép theo thỏa thuận cũng như quy định liên quan. Có số điện thoại hoặc địa chỉ email không đồng nghĩa được phép liên hệ với người đó. Xác nhận người nhận, danh tính người gửi, mục đích kinh doanh và nguồn của sự đồng ý hoặc căn cứ liên hệ khác với người phụ trách.
Lập kế hoạch ngừng nhận và trách nhiệm
Quyết định cách nhóm tiếp nhận, ghi lại và xử lý yêu cầu hủy đăng ký, từ chối, suppression và không liên hệ. Xác định ai theo dõi phản hồi và yêu cầu dừng, cách xử lý theo quy định áp dụng và hồ sơ nào cần cập nhật. Đừng mặc định công cụ chiến dịch áp dụng suppression trên mọi hệ thống hoặc kênh.
Kiểm tra kênh và quy trình
Trước khi gửi, nhờ người phụ trách xác nhận thông điệp, kênh, đối tượng, thời điểm và quy trình gửi đáp ứng yêu cầu áp dụng. Tách quy trình email và SMS khi quyền sử dụng, hồ sơ hoặc kiểm soát gửi khác nhau. Không dựa vào mẫu chung hay cài đặt nền tảng để kết luận đã tuân thủ.
Chính sách sử dụng được chấp nhận của Dureach yêu cầu người dùng có căn cứ hợp pháp để liên hệ, dùng danh tính người gửi chính xác, tôn trọng yêu cầu ngừng nhận và suppression, đồng thời tuân thủ luật áp dụng. Để thiết lập chiến dịch email mà sản phẩm hỗ trợ, xem hướng dẫn chiến dịch. Tài liệu này không mô tả tính năng gửi SMS.
Câu hỏi dành cho người phụ trách rà soát
- Những khu vực pháp lý, loại người nhận và mục đích liên hệ nào nằm trong phạm vi?
- Nguồn và mục đích sử dụng được phép của từng địa chỉ hoặc số điện thoại là gì?
- Nhóm tiếp nhận và xử lý yêu cầu dừng trên các quy trình mình kiểm soát như thế nào?
- Ai duyệt nội dung, đối tượng, thời điểm và quy trình gửi?
- Theo yêu cầu nội bộ, nhóm cần lưu hồ sơ nào và trong bao lâu?
Hãy giải quyết các câu hỏi này với cố vấn pháp lý có chuyên môn và người phụ trách nội bộ trước khi gửi. Danh sách này không xác định việc tuân thủ pháp luật.