Dùng Dureach Copilot để chuẩn bị bản nháp cho thông báo tới lãnh đạo, đề xuất hoặc tin nhắn gửi khách hàng. Copilot hỗ trợ viết, nhưng người gửi cần kiểm tra dữ kiện, chỉnh lời văn cho phù hợp với người nhận và duyệt nội dung trước khi gửi.
Viết yêu cầu rõ ràng
Nêu người nhận, điều họ cần biết và phản hồi hoặc hành động bạn mong muốn. Chỉ cung cấp bối cảnh cần thiết. Không đưa mật khẩu, API key, dữ liệu khách hàng riêng tư hoặc dữ liệu cá nhân không cần thiết vào prompt. Kiểm tra thông tin công ty hoặc liên hệ từ nguồn liên quan trước khi dùng.
Rà soát bản nháp trước khi gửi
Coi phản hồi của Copilot là bản nháp. Kiểm tra tên, ngày tháng, cam kết và dữ kiện khác. Đảm bảo yêu cầu rõ ràng, giọng điệu phù hợp và email không chứa thông tin người nhận không nên biết. Nếu chưa chắc chắn, hãy sửa hoặc bỏ bản nháp.
Gửi prompt chỉ bắt đầu yêu cầu Copilot; thao tác đó không tự gửi email hay cập nhật CRM. Người gửi vẫn chịu trách nhiệm về nội dung cuối cùng và quy định liên hệ áp dụng.
Các bước rà soát
- Mở hướng dẫn Copilot và Deep Research và làm theo phần Copilot.
- Nêu đối tượng nhận, mục đích, bối cảnh cần thiết và định dạng mong muốn.
- Đối chiếu bản nháp với yêu cầu ban đầu và thông tin nguồn.
- Chỉnh sửa rồi duyệt email theo quy trình gửi của nhóm.