เวิร์กโฟลว์ผู้ช่วยอีเมล AI สำหรับทีมขาย

ผู้ช่วยอีเมล AI ช่วยทีมขายร่างข้อความ สรุปอีเมลตอบกลับ และเสนอขั้นตอนถัดไปจากข้อมูลที่อนุมัติแล้ว เวิร์กโฟลว์ที่ใช้ได้จริงเริ่มจากบัญชีลูกค้าที่ผ่านการคัดเลือก และจบด้วยข้อความที่ตรวจทานแล้วหรือการส่งต่องานให้ CRM อย่างชัดเจน คนยังต้องรับผิดชอบเรื่องสิทธิในการติดต่อ ข้อเท็จจริงในข้อความ การส่ง และกรณียกเว้น

ควรมอบงานขายใดให้ผู้ช่วยอีเมล?

มอบหมายทีละงาน ผู้ช่วยกล่องจดหมายส่วนตัว เครื่องมือร่างแคมเปญ และเครื่องมือคัดแยกอีเมลตอบกลับต้องใช้ข้อมูลและสิทธิที่ต่างกัน

สำหรับทีมการค้า ข้อมูลการขนส่งหรือศุลกากรอาจช่วยตัดสินใจเกี่ยวกับบริษัท แต่ข้อมูลนั้นเพียงอย่างเดียวไม่ได้พิสูจน์ตำแหน่งของบุคคล ความยินยอมให้ติดต่อ หรือความตั้งใจซื้อในปัจจุบัน ควรยืนยันตัวตนบริษัทและข้อมูลผู้ติดต่อก่อนนำข้อมูลนี้ไปใช้ในอีเมล

ต้องตรวจสอบอะไรบ้างก่อนร่างข้อความ?

จัดทำบรีฟสั้นที่อนุมัติแล้ว โดยระบุงานธุรกิจ กลุ่มเป้าหมาย ข้อเสนอ ภูมิภาค ข้อเท็จจริงของบริษัทที่ตรวจสอบแล้ว เหตุผลที่อนุญาตให้ติดต่อ และขั้นตอนถัดไป ให้ข้อมูลแก่ผู้ช่วยเฉพาะที่จำเป็นต่อหน้าที่นั้น บันทึกแหล่งที่มาและวันที่ทบทวนของข้อความอ้างอิงทุกข้อที่อาจปรากฏในอีเมล

ตรวจคำขอยกเลิกการรับอีเมล รายชื่อห้ามติดต่อ กรณีใช้งานและเขตอำนาจที่จำกัด รวมถึงกฎความยินยอมที่เกี่ยวข้อง ยืนยันผู้ส่งและผู้รับผิดชอบคำตอบ หากการจับคู่บริษัท ผู้ติดต่อ หรือข้อมูลยังไม่แน่ชัด ให้กลับไปค้นคว้าแทนการแต่งข้อความเปิดที่ดูเป็นส่วนตัว

จะดำเนินเวิร์กโฟลว์พร้อมจุดตรวจทานได้อย่างไร?

1. ข้อมูล: รวบรวมสัญญาณจาก CRM เว็บไซต์ บริษัท หรือการค้าที่ได้รับอนุญาต และบันทึกที่มา
2. ตัวตน: จับคู่บริษัท โดเมน ผู้ติดต่อ และระเบียน CRM เดิม พร้อมแก้ข้อมูลซ้ำ
3. เติมข้อมูลและตัดสินใจ: ตรวจบทบาทและความเหมาะสม แล้วเลือกว่าจะติดต่อ ค้นคว้าเพิ่ม ดูแลต่อ หรือยกเว้น
4. ร่าง: ให้ข้อเท็จจริง ข้อเสนอ น้ำเสียง และคำชวนดำเนินการที่อนุมัติแล้ว มองข้อความจาก AI เป็นร่างที่ต้องตรวจ
5. ตรวจทาน: ก่อนติดต่อครั้งแรก คนตรวจผู้รับ ข้อความอ้างอิง การปรับให้เฉพาะราย สถานะความยินยอมหรือห้ามติดต่อ และผู้ส่ง
6. ติดต่อและจัดการคำตอบ: ส่งผ่านกระบวนการที่ทีมอนุมัติเท่านั้น แยกประเภทคำตอบและส่งกรณีที่ไม่ชัดเจนหรืออ่อนไหวให้คนดูแล
7. ไปป์ไลน์: ยืนยันบันทึก CRM ผู้รับผิดชอบ ขั้นตอนถัดไป และแหล่งข้อมูลก่อนแก้ไขระเบียนหลัก

ลำดับนี้คือ สัญญาณ -> ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า -> เพิ่มข้อมูล -> ตัดสินใจ -> เข้าถึงลูกค้า -> Pipeline จุดตรวจทานสำคัญกว่าจำนวนร่างที่สร้าง

จะส่งต่อคำตอบและกรณียกเว้นอย่างไร?

ใช้หมวดหมู่ที่ระบบเสนอเป็นคิวให้คนตรวจ ไม่ใช่เหตุผลให้ส่งคำตอบทุกฉบับโดยอัตโนมัติ

เก็บข้อความต้นฉบับ เหตุผลในการจัดหมวดหมู่ และผลการตรวจทานไว้สำหรับส่งต่องาน อย่าซ่อนคำขอยกเลิกไว้ในหมวดคำตอบเชิงลบทั่วไป

ควรประเมินผู้ช่วยอีเมล AI อย่างไร?

ทดลองเวิร์กโฟลว์ขอบเขตแคบด้วยกฎตรวจทานจริงก่อนเพิ่มสิทธิ์ ถามว่าเครื่องมืออ่านหรือแก้ข้อมูลใดในกล่องจดหมายและ CRM ได้ ส่งโดยไม่อนุมัติได้หรือไม่ จำกัดสิทธิ์อย่างไร และเก็บพรอมป์ต์ ชุดอีเมล และบันทึกระบบไว้นานเท่าใด อย่าใส่ความลับหรือข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็นในพรอมป์ต์และบันทึก

ตรวจตัวอย่างเล็กน้อยเพื่อหาการจับคู่บริษัทผิด การปรับข้อความโดยไม่มีข้อมูล คำขอยกเลิกที่หลุดไป การส่งต่อคำตอบผิด และบันทึก CRM ที่ไม่ครบ วัดคำตอบที่มีคุณภาพ การส่งต่องานที่สำเร็จ งานแก้ไข และภาระตรวจทานควบคู่กับจำนวนกิจกรรม อัตราเปิดอ่านหรือจำนวนร่างเพียงอย่างเดียวพิสูจน์คุณค่าต่อการขายไม่ได้

Dureach อยู่ตรงไหนในกระบวนการนี้?

Dureach เป็นทีมงาน AI ที่มีผู้ปฏิบัติงานตรวจทาน สำหรับงานวิจัย การติดต่อ การเผยแพร่ งานเว็บไซต์ และการจัดการ CRM ทีมสามารถกำหนดงานขาย มอบหมายผู้เชี่ยวชาญที่ระบุชื่อ กำหนดข้อมูลนำเข้าและผลงาน แล้วตรวจขั้นตอนถัดไปที่เสนอ สำหรับงานอีเมล ผลงานที่มีประโยชน์คือร่างหรือข้อมูลส่งต่อที่มีข้อมูล ซึ่งผู้ปฏิบัติงานตรวจได้ก่อนถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือระเบียน CRM หลัก

หากต้องการเริ่มต้น ให้เขียนบรีฟระบุกลุ่มเป้าหมาย ข้อมูลที่อนุญาต ข้อเสนอที่อนุมัติ ผู้ตรวจทาน และข้อมูลที่ต้องการส่งต่อให้ CRM ดูทางเข้าผลิตภัณฑ์ที่ ผู้ช่วย AI

คำถามที่พบบ่อย

ผู้ช่วยอีเมล AI ส่งข้อความอัตโนมัติได้ไหม?

บางผลิตภัณฑ์ทำได้ ให้ตัดสินสำหรับแต่ละงานว่าอนุญาตให้ส่งหรือไม่ และให้คนตรวจข้อความติดต่อครั้งแรก ข้อความอ่อนไหว หรือข้อความที่ยังไม่แน่ใจ ใช้กฎความยินยอม การยกเลิกการรับ รายชื่อห้ามติดต่อ และผู้ส่งก่อนส่งทุกครั้ง

ทีมขายควรให้ข้อมูลอะไร?

ให้ข้อเสนอที่อนุมัติ กลุ่มเป้าหมาย ข้อเท็จจริงของบริษัทที่ตรวจสอบแล้ว แหล่งข้อมูล การสนทนาก่อนหน้าหากได้รับอนุญาต และขั้นตอนที่ต้องการ ไม่ให้ความลับหรือข้อมูลส่วนบุคคลที่งานนั้นไม่ต้องใช้

ถ้ายืนยันข้อมูลส่วนตัวไม่ได้ควรทำอย่างไร?

ใช้ข้อความระดับกลุ่มที่ตรงตามข้อเท็จจริง หรือส่งบัญชีกลับไปค้นคว้า อย่าเปลี่ยนสัญญาณอ่อนให้เป็นข้อกล่าวอ้างเฉพาะเกี่ยวกับผู้รับ

ควรจัดการอีเมลขอยกเลิกอย่างไร?

หยุดติดตาม อัปเดตรายชื่อห้ามติดต่อในระบบที่เกี่ยวข้อง และให้ผู้รับผิดชอบยืนยันว่าดำเนินการแล้ว อย่าจัดเป็นเพียงคำตอบเชิงลบ

ควรให้ AI เขียนข้อมูลลง CRM โดยตรงไหม?

มองบทสรุปและข้อมูลช่องต่าง ๆ ที่เสนอเป็นข้อมูลรอตรวจ ตรวจบริษัท แหล่งข้อมูล ผู้รับผิดชอบ และขั้นตอนถัดไปก่อนแก้ไขระเบียนหลัก

จะรู้ได้อย่างไรว่าเวิร์กโฟลว์ช่วยงาน?

ตรวจความถูกต้องของข้อความ คำตอบที่มีคุณภาพ คำขอยกเลิกที่ตกหล่น การส่งต่องานผิด ความครบถ้วนของการส่งต่อ CRM และเวลาแก้ร่าง แล้วเทียบกับกระบวนการเดิม